איך חוסכים בעלויות התפעול של המשרד? התשובה נמצאת בחלל

שוק המשרדים נמצא בשנים האחרונות בעיצומו של שינוי משמעותי. מאז שהוטבע המונח "חללי עבודה משותפים" בשנת 1999, צבר תאוצה והפך לגורם מרכזי בנדל"ן העסקי. לצד סטארטאפים וחברות קטנות, תאגידים וחברות גדולות אימצו מודל עסקי זה במהירות, בעיקר בזכות יכולתו לספק אלטרנטיבה גמישה, חסכונית וברת קיימא למשרדים המסורתיים שאט אט מאבדים את היוקרה שיוחסה להם בעבר.

האתגרים בשוק המשרדים המסורתי
כיום, שוק המשרדים המסורתי ניצב בפני אתגרים גוברים על רקע מציאות ישראלית הפכפכה. בשנים האחרונות חווינו רצף של טלטלות: ממשבר הקורונה, דרך מבצעים צבאיים תכופים, ועד למצב ביטחוני רגיש ומתמשך בדמות מלחמת 'חרבות ברזל' והמתח הגובר מול איראן. בתוך מציאות של חוסר ודאות ביטחונית וכלכלית, חוזי שכירות ארוכי טווח הופכים לנטל דרקוני, בעוד שמבני משרדים קלאסיים מתקשים להסתגל לשינויים תכופים בצרכים התפעוליים.

במקביל, סביבת הריבית הגבוהה מכבידה על עלויות המימון והניהול השוטף של נכסים עסקיים,  וזו מחריפה את הלחצים על חברות. תחת תנאים אלה, עסקים רבים נאלצים לצמצם שטחי עבודה, להסב שימושים או להקטין מצבת עובדים, כחלק מהתמודדות עם תקופות של אי ודאות, צמצום תקציבי ואף מיתון.  

בתוך כך, חללי העבודה הגמישים מתבלטים כפתרון משמעותי לאתגרים אלה. שוק זה מאיץ את התפתחותו במרוצת השנים זאת כחלק משינוי במודלים ניהוליים ודרישה גוברת מצד העובדים לגמישות ומרחבים מותאמים. חברות גדולות וארגונים מסורתיים החלו לשלב מודלים אלה כחלק מהאסטרטגיה שלהם. מעבר לכך, מחקרים מצביעים על כך שחברות שמצליחות לייעל את ניהול השטח והמשאבים באמצעות חללי עבודה גמישים מדווחות על חיסכון של כ- 25% בעלויות התפעוליות, בין היתר בשל הפחתת שטחים ושירותים משרדיים משותפים. 

עיצוב ממוקד אדם כמקפצה
מלבד החיסכון הכלכלי, לפי CBRE, סביבת עבודה שתוכננה בקפידה למען העובדים, תוך התחשבות ברווחתם ובאופן עבודתם, מצליחה להעלות את הפרודוקטיביות ב-10% עד 20% ולהקטין את תחלופת העובדים, שני גורמים המשפיעים משמעותית על ההחזר הכלכלי הכולל. במשרדים עם תשתיות מתקדמות שמיישמות עקרונות של גיוון, שוויון והכלה, העובדים נוטים להרגיש מחויבות רבה יותר ולנצל פחות ימי מחלה, מה שמאפשר חיסכון תפעולי ומשפר את האווירה במקום העבודה. מעבר לכך, חללי עבודה גמישים שמציעים מגוון פתרונות בין אם מרחבים שיתופיים, חדרי ישיבות מודולריים או אזורי מנוחה מספקים לצוותים את מה שהם צריכים  ויוצרים תחושת שייכות ומוטיבציה.

אם בתחילת הדרך חשבו שייתכן שמדובר על טרנד כשצמד המילים 'חללי עבודה' עלה לשיח, כיום אנו בדיון על צמיחה והתפתחות הדדית. חברות רבות שואפות להוריד עלויות תוך מיקוד במהות העסק או השירות ופחות בהתחייבויות ארוכות טווח למשרדים של העולם הישן. המודל הגמיש מאפשר להן לשמור את הפוקוס על פעילותן המרכזית ולהתנהל ביעילות מרבית בשוק המשתנה.

הצצה לעתיד חללי העבודה הגמישים
אנו עדים למגמה בה ארגונים גדולים ממגוון תחומים: פיננסים, דיפנס -טק, סייבר ועוד, עוברים לחללי עבודה משותפים. מדובר על מעבר לשטחים רחבים של קומה ואף יותר, תוך הסתמכות על מודל גמיש שמאפשר התאמה מהירה לצרכים הארגוניים והעסקיים שלהם: התאמות מבניות, פתרונות לצרכי משאבי אנוש, חיזוק הקהילה הפנים ארגונית ועוד. במציאות הנוכחית היכולת לאפשר לחברות להקטין או להרחיב את משרדיהן היא קריטית.

לפי דו"ח JLL , עד שנת 2030 צפוי שיעור השטח במשרדים בפורמט גמיש להגיע לכ- 30%. שינוי שמהווה מהפכה במבנה השוק ומדגים את צורכי החברות באיזון בין גמישות, ניהול עלויות והתאמה מהירה לצרכים העסקיים. מלבד זאת, חברות מבינות כי מעבר לחללי עבודה גמישים מאפשר להן למצב את עצמן טוב  יותר בשוק התחרותי, לגייס ולשמר טאלנטים, ולהתמודד עם חוסר הוודאות הכלכלית והארגונית בתקופה הנוכחית.

שוק חללי העבודה הגמישים ממשיך לגדול ולהיות מענה אסטרטגי לעידן החדש של העבודה. הוא מייצג מעבר מעבודה קשיחה לגישה דינמית. חברות המאמצות את המודל הזה מגלות יתרונות כלכליים ותפעוליים משמעותיים, והן מציבות את עצמן בעמדה טובה יותר להתמודדות עם האתגרים המשתנים של השוק, בין אם מדובר בהשלכות הכלכליות, הטכנולוגיות או החברתיות. רק נותר לזכור שאלו שלא יביטו מספר צעדים קדימה יישארו מאחור.

*הכותבת, קרן שם טוב סגל, הינה מנכ"לית מיינדספייס ישראל

לקבלת עדכונים בוואטספ >>> לחצו כאן